Rakor Pengawasan Kearsipan, Lis Tekankan Pentingnya Administrasi dan Tata Kelola Arsip

Prokompim Tanjungpinang — Wali Kota Tanjungpinang, H. Lis Darmansyah, S.H., membuka Rapat Koordinasi Hasil Pengawasan Kearsipan Tahun 2024 yang disejalankan dengan Pelantikan Pengurus Cabang Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Kota Tanjungpinang, di Aula Sultan Sulaiman Badrul Alamsyah, Kantor Wali Kota, Kamis (13/11).

Dalam sambutannya, Lis menegaskan bahwa arsip bukan sekadar dokumen administratif, melainkan bukti sejarah dan identitas bangsa. Arsip berperan sebagai sumber informasi yang sah, penopang daya ingat, serta sarana menjaga kesinambungan pengetahuan dan kebijakan pemerintahan. “Arsiparislah yang menjaga sejarah kita. Tanpa arsip, suatu bangsa bisa mengalami sindrom amnesia kolektif. Mengelola arsip dengan baik adalah kunci untuk mempertahankan keabsahan dan pengetahuan, karena arsip yang baik harus otentik dan terpercaya,” ucapnya.

Lis juga menyoroti pentingnya tata kelola arsip yang sistematis di setiap unit kerja serta menekankan perlunya menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen.
“Setiap arsip harus memiliki kode klasifikasi dan sistem penyimpanan digital yang terjaga, agar tidak terjadi kebocoran atau kehilangan dokumen negara. Dokumen tertentu hanya boleh diakses berdasarkan prosedur hukum yang berlaku,” jelasnya.

Lebih lanjut, Lis mengingatkan seluruh perangkat daerah agar memperhatikan format surat perintah tugas, penomoran surat dinas, penomoran nota dinas, serta kode komponen arsip. Menurutnya, keseragaman format penting untuk menciptakan administrasi pemerintahan yang tertib, transparan, dan mudah diaudit.
“Administrasi adalah wajah dari tata kelola pemerintahan. Sekitar 40 persen pekerjaan pemerintahan merupakan kegiatan administrasi, dan sisanya pelayanan publik. Maka administrasi yang baik menjadi dasar bagi pelayanan yang baik pula,” ungkapnya.

Untuk itu Lis mendorong setiap perangkat daerah untuk menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) kearsipan serta melaporkan hasil pengawasan arsip secara berkala. Ia mengajak seluruh arsiparis untuk terus beradaptasi dengan perkembangan teknologi melalui transformasi digital dalam pengelolaan arsip. “Jangan sampai arsip hanya disimpan secara manual. Kita harus beralih ke digitalisasi arsip agar data lebih aman, mudah diakses, dan efisien,” pesannya.

Terakhir, Lis menyampaikan apresiasi dan ucapan selamat kepada pengurus AAI Cabang Kota Tanjungpinang yang baru dilantik. Ia berharap pengurus yang baru dapat memperkuat sinergi dan kolaborasi antara pemerintah daerah, arsiparis, dan seluruh pemangku kepentingan dalam mewujudkan tata kelola arsip yang tertib, transparan, dan berdaya guna. “Semoga Asosiasi Arsiparis Indonesia menjadi mitra strategis Pemerintah Kota Tanjungpinang dalam membangun sistem kearsipan yang modern dan terintegrasi. Profesi arsiparis adalah garda terdepan dalam menjaga memori pemerintahan dan sejarah bangsa. Dengan semangat kebersamaan dan dedikasi tinggi, kita dapat menghadapi tantangan pengelolaan arsip di era digital dan membawa kearsipan Tanjungpinang menuju masa depan yang lebih baik,” tutupnya.

Protokol dan Komunikasi Pimpinan
Setdako Tanjungpinang